Angolozom 2. lecke: Levelek és e-mailek írása (Writing letters and e-mails)

Bár jó esély van rá, hogy levelek írásával csak nyelvvizsgákon találkozol, mégis fontos szem előtt tartani a levélírás szabályait, hiszen ezek e-mailek esetében is hasznosnak bizonyulnak. Azt pedig nem árt tudni, hogy hogyan kell angol e-maileket írni, hiszen, hogy csak egy példát említsek, szinte minden munkáltató e-mailes jelentkezést vár el egy állás megpályázóitól. Mindazonáltal a nyelvvizsgáktól nem idegen, hogy levélírós feladatokat adnak, így nagyon fontos a nyelvtanulók számára, hogy tisztában legyenek a szabályokkal. Kétféle levél és e-mail létezik: hivatalos (formal) és magánjellegű (informal). A rájuk vonatkozó szabályok pedig eltérnek. Nézzük először a hivatalos leveleket.

A hivatalos levél

Címzés

A hivatalos levélre rá kell írni saját nevünket és címünket a jobb felső sarokba. A címzett címe és neve pedig  a bal felső sarokba kerül. Kissé logikátlan, de a címzett adatait kissé lejjebb kell kezdeni, mint a sajátunkat (tehát a bal felső sarokban levő információnak pár sorral lejjebb kell kezdődnie). Az, hogy ráírjuk saját és a címzett címét levelünkre természetesen nem azt jelenti, hogy a borítékra nem kell ráírni ezeket az adatokat, hiszen az angolszász kultúrában sem az a bevett szokás, hogy a postások felbontják a borítékot és elolvassák a leveleinket. Ez csupán azt jelenti, hogy a saját és címzettünk címének a levél első oldalán is rajta kell lennie, különösen igaz ez üzleti levelek esetében, ahol a formaságok nagyon fontosak.  A cím formátuma:

Házszám Utcanév

10 John Doe Street

Város

New London

Irányítószám

123456

Szóval a fenti példa alapján levelünk a New Londonbeli John Doe utca 10 számra érkezik meg (vagy onnan küldtük), amely az 123456 számú körzetben található. Az Egyesült Királyságban az irányítószám neve „postcode”, míg az Egyesült Államokban „ZIP code”. Előfordulhat, hogy nem házszámot, utcát és irányítószámot kell megadni, hanem úgynevezett „Post Office box (PO box” számot. Gyakorlatilag arról van szó, hogy a címzett valahol bérel egyfajta levélszekrényt és onnan jut hozzá a leveleihez, ahelyett, hogy az otthonához vagy munkahelyéhez kérné a leveleit. Ez egy bevett szokás mind az Egyesült Királyságban, mind az Egyesült Államokban. A fenti példánál maradva legyen a „PO box” száma 7891011, a cím így fog tehát kinézni:

PO box (vagy P. O. box) 7891011

New London

A legegyszerűbb az, ha a saját és a címzetted nevét a hozzátartozó cím fölé írod, tehát azzal kezded a címzést. Fontos még, hogy a bal felső sarokban levő cím után egy-két sorral lejjebb jön a dátum. A dátum formátuma legyen nap-hónap-év: 1 January 2013. A dátum alatt egy-két sorral pedig jön a megszólítás.

Megszólítás

A levelet természetesen megszólítással kell kezdeni. Hivatalos levél esetében nem biztos, hogy tudjuk ki a konkrét személy, aki a levelünket elolvassa. Ilyen esetben megszólításbeli különbség van.

Amikor van információnk a címzettről

Ha tudjuk a címzett nevét és férfiről van szó, levelünket kezdjük így:

Dear Mr. Kovács,

Ez a Tisztelt Kovács úr! angol megfelelője. Brit angolban írhatunk „Mr”-t pont nélkül, azonban a sztenderd amerikai angol megköveteli a „Mr.” formát (ez egyébként a női formákra is igaz). Jobban jársz, ha teszel utána pontot, hiszen ez amerikai és brit angolban is egyaránt elfogadott. Abban az esetben, ha nem tudod a levél olvasójának a nevét, de azt tudod, hogy férfiről van szó, használd ezt a megszólítást:

Dear Sir,

Ez a magyar Tisztelt Uram! megfelelője. Figyeld meg, hogy magyarral ellentétben a megszólítást nem felkiáltójellel, hanem VESSZŐVEL zárjuk.

Nők esetében bonyolultabb a helyzet. Ha tudjuk a hölgy nevét és azt is, hogy férjezett, akkor kezdjük így a levelet:

Dear Mrs. Johnson,

Ez a Tisztelt Johnsonné! – vel egyezik meg. Amennyiben tudjuk, a hölgy nevét és azt is, hogy nem férjezett:

Dear Miss. Johnson,

Erre nem jut eszembe magyar megfelelő, hiszen ebben az esetben mi kiírjuk a hölgy teljes nevét, nem csak a vezetéknevét. Abban az esetben, ha tudjuk a hölgy nevét, de azt nem, hogy férjnél van-e vagy sem, a megszólítás a következő:

Dear Ms. Johnson,

Ebben az esetben is teljes nevet használunk a magyar szokásoknak megfelelően, így sajnos itt sincsen magyar megfelelő. Ha nem tudjuk a címzett hölgy nevét, a levelet így kell kezdeni:

Dear Madam,

Ami a Tisztelt Hölgyem/Asszonyom! megfelelője.

Amikor nincs információnk a címzettről

Ez az eset eléggé gyakori üzleti levelek esetében vagy bármikor, amikor cégnek, szervezetnek stb. írunk. A lehetőségeink:

Dear Sir or Madam,

Dear Sir/Madam,

Jól látszik, hogy se a levél olvasójának nevét, se a nemét nem tudjuk ilyen esetben. Ha üzleti levelet írunk pl. egy cégnek, ezek a formák használatosak:

Dear Sirs,

To whom it may concern,

A „Dear Sirs” egy teljesen bevett szokás, viszont olyan nincs, hogy „Dear Madams”. Szóval ez a forma a férfiak számára kedvez, ha szeretnél semlegesebb maradni, akkor a „To whom it may concern” egy teljesen jó választás, amely körülbelül úgy fordítható: az érintett(ek)nek, az érintett(ek) számára.

A hivatalos levél szövege

A bevezetés

Ne mutatkozz be név szerint a levél elején! Arra majd csak az elköszönésnél kerül sor. Hivatalos levelek esetében kezdj egy bevezető mondattal, amellyel egyből áruld is el, hogy mi a levélírás célja. Ne hidd, hogy ez így udvariatlan, ezt így kell tenni! Az angolszász kultúrában az írás eléggé lényegre törő, és ez a levélíráson is látszik. Az alábbi bevezetők közül választhatsz (a lista nem teljes, rengeteg verzió létezik erre, de ezekkel biztosan nem lősz mellé):

I am writing to you to enquire about XY.

Azért írok, hogy XY-ról érdeklődjek

I am writing to you regarding XY.

XY-al kapcsolatban írok önnek.

I am writing to you in connection with XY.

XY-al kapcsolatban írok önnek.

Itt az „XY” nem egy személyt jelöl, ezt behelyettesítheted minden egyéb dologra is, pl. bürokráciával kapcsolatos teendők, munkára való jelentkezés, esetleg valamilyen észrevétel, stb. Magyarban előfordul (tapasztalataim szerint elég sokszor), hogy az „Ön”-t nagybetűvel kezdik. Angol levelek (és egyébként minden egyéb) esetében ilyen nem létezik! Továbbá hivatalos levelek esetében sose használj összevont alakokat! Láthatod, nem „I’m”, hanem „I am”. Nagyon fontos, hogy attól függetlenül, hogy vessző van a megszólítás végén, a leveledet mindig nagybetűvel kell kezdeni! Ez nem csak arra igaz, ha „I”-al kezdődik a leveled (hiszen az mindig nagy), de minden más esetben is. A magánjellegű leveleknél ez szembetűnőbb, hiszen a hivatalosa levelek sok esetben „I”-al kezdődnek.

Ha a leveledre válaszoltak és te viszontválaszolsz, akkor kezdjed így a levelet:

Thank you for your prompt response.

Köszönöm a gyors választ!

Ilyen esetekben nem kell a megszólítással külön foglalkozni, hiszen ilyenkor biztosan tudod a válaszlevél alapján, hogy ki fogja elolvasni a leveledet, így név szerinti megszólítást kell használnod.

A tárgyalás

Itt nem sok új információ lesz. Legyél lényegre törő, udvarias, mellőzd az összevont alakokat. Légy rövid! Ez végül is beletartozik abba, hogy lényegre törő vagy, de figyelj rá, hogy ne legyen feleslegesen hosszú a leveled. Az formai és udvariassági formákon kívül tényleg csak az legyen benne, amivel kapcsolatban írsz.

A befejezés

Ha már mindent leírtál, amit akartál, a bevezetés mintájára egy „sablonnal” zárd le a leveled érdemi részét:

Thank you for your consideraton. If you have any furher questions, please do not hesitate to contact me. I look forward to hearing from you. – Köszönöm, hogy időt szakított rám/levelemre! Ha további kérdése lenne, kérem, ne habozzon megkeresni! Várom mielőbbi válaszát!

I kindly ask you to attend to this matter as soon as possible. I look forward to hearing from you. – Nagyon kérem, hogy intézkedjen, amilyen hamar csak lehet! Várom mielőbbi válaszát!

I kindly ask you to attend to this matter as soon as possible. If you have any furher questions, please do not hesitate to contact me.

Természetesen ez a lista se teljes, de a fentiek közül bármelyiket is használod, nem lőhetsz mellé.

Az elköszönés

Hivatalos leveleknél ez egyszerű. Ha a bevezetőben név szerint szólítottad meg a címzettet, akkor:

Yours sincerely,

Jakab Gipsz

Ha pedig nem tudtál nevet, akkor:

Yours faithfully,

Jakab Gipsz

Mindkettő az Üdvözlettel: megfelelője. Figyeld meg, hogy a megszólítás mintájára itt is VESSZŐ van az elköszönés után. Emlékszel, hogy a levelet nem kezdjük név szerinti bemutatkozással? Bármilyen furcsa is, arra csak a levél legvégén kerül sor, az elköszönő mondat alatt.

Hivatalos e-mailek

Az e-mail tárgya

E-mailek esetében magától értetődően nem kell bajlódni a címzéssel, azonban a tárgymező csak az e-maileknél fordul elő. Sok esetben pl. álláshirdetés esetében megmondják, hogy pontosan mit kell a tárgyhoz („Subject”) írni. Ha nincs ilyen követelmény, akkor pedig legyen nagyon rövid, nagyon lényegre törő a tárgyad pl. „Job application” (Állásjelentkezés).

A befejezés és az elköszönés

Meglepő lehet, hogy egyből a hivatalos e-mail befejezése és az elköszönés jön, de az oka egyszerű: ami a hivatalos levelek esetében igaz volt, az igaz a hivatalos e-mailek esetében is. Azonban a befejezés és az elköszönés hivatalos e-mailek esetében lehet egy kicsit közvetlenebb, mint hivatalos, írott levelek esetében:

Thank you for your patience and cooperation. I look forward to hearing from you. – Köszönöm a türelmét és együttműködését! Várom mielőbbi válaszát!

Elköszönésnél pedig:

Best regards,

Jakab Gipsz

Üdvözlettel:

Gipsz Jakab

Kind Regards,

Jakab Gipsz

Szívélyes üdvözlettel:

Gipsz Jakab

Regards,

Jakab Gipsz

Üdvözlettel:

Gipsz Jakab

Thank you,

Jakab Gipsz

Köszönettel:

Jakab Gipsz

 

Azonban ezeket (a befejezést is beleértve) csak akkor használd így, ha már egy vagy több levélváltásból kiderült, hogy a partner nem túl szigorú a hivatalos levelezés terén. E-mailek esetében ez szinte mindig így lesz.

Egy különleges eset

Ki kell térnünk egy speciális esetre, hiszen ez valószínűleg elég sok embert érint. Előfordul, hogy a főiskolai/egyetemi tanárunknak kell e-mailt írni. Ebben az esetben a megszólítás mind férfiak, mind pedig nők esetében:

Dear Professor,

Tehát Tisztelt/Kedves Tanár úr/Tanárnő! Ne tévesszen meg, hogy magyarban a tanár úrnak és a tanárnőnek címzünk leveleket, angolban a tanárokat nemtől függetlenül „teacher”-nek nevezzük, levelekben viszont (különösen felsőoktatás esetében), a „professor” a helyes megszólítás. Mivel a tanár nevét mindig tudni fogjuk ilyen esetben, ezért elköszönésnél a „Your sincerely” itt is ragyogóan működik, szóval ez a biztos, mindazonáltal ezek az e-mailek általában inkább félhivatalosak, sőt, sok esetben már inkább magánjellegűek, mint hivatalosak (ezért is írtam, hogy ebben az esetben a „Dear” az egyaránt megfelelhet kedvesnek és tiszteltnek), ezért más elköszönési formák használatára is lehetőségünk van:

Best regards,

Jakab Gipsz

Üdvözlettel:

Gipsz Jakab

Kind Regards,

Jakab Gipsz

Szívélyes üdvözlettel:

Gipsz Jakab

Regards,

Jakab Gipsz

Üdvözlettel:

Gipsz Jakab

Best Wishes,

Jakab Gipsz

A legjobbakat:

Gipsz Jakab

Az utolsót csak akkor használd, ha már több e-mailt is váltottál a tanároddal és egyértelmű a „baráti légkör”. A többi már inkább hivatalos, de ezeket is inkább csak akkor használjad, ha már korábbi levelezés egyértelművé tette, hogy a tanároddal való levelezés a félhivatalos vagy az annál is közvetlenebb kategóriába tartozik.

A magánjellegű levelek és e-mailek

A magánjellegű levelek és e-mailek még a hivatalosaknál is több hasonlóságot mutatnak, így nem tárgyaljuk őket külön-külön, a különbségekre azonban kitérünk. A címzés írott, magánjellegű levelek esetében sokkal egyszerűbb, mint a hivatalos verzióban. Ha gondolod ráírhatod a nevedet és a címedet a jobb felső sarokba, a címzett címét azonban nem kell feltüntetned sehol. Ha dátumot is írsz, akkor az értelemszerűen a saját címed alá megy egy-két sorral lejjebb. Azonban magánjellegű levelek esetében nem muszáj címekkel és dátummal bajlódnod (ergo kihagyhatod őket teljesen). Tapasztalataink szerint a nyelvvizsgákon se kell magánjellegű levelek esetében ezekkel a formalitásokkal bajlódni. Magánjellegű e-mailek esetében a tárgy mező maradhat üresen is, de gyakorlatilag bármit írhatsz bele, legyen az komoly vagy vicces. Mindenesetre praktikussági szempontokból itt is törekedj a rövidségre.

A megszólítás

A megszólítás írott levelek esetében mindig „Dear” és a keresztnév:

Dear Susan,

Dear Ferenc,

Persze előfordulhat, hogy pl. egy házaspár mindkét tagjának címzed a levelet, ilyenkor:

Dear Susan and Ferenc,

Ez a forma a Kedves Susan/Ferenc! –nek felel meg. Láthatod, hogy mindegy, hogy a levél hivatalos vagy magánjellegű, a megszólítás mindig „Dear”-el kezdődik az angol levelek esetében. A „dear” jelentése „kedves” vagy „drága”, filmekben is sokszor hallhatod, hogy „dear”-nek vagyis „kedvesemnek, drágámnak” hívják egymást a szerelmesek. Az egy könnyebbség a magyar levélíráshoz képest, hogy a magyar Tisztelt! helyett is a „Dear”-t használjuk angolban.

Magánjellegű e-mailek esetében is használhatjuk ezt, de még ennél is közvetlenebbek lehetünk (nyelvvizsga esetében inkább maradj a „Dear” és keresztnévnél):

Hi Jack,

Hi,

Hey,

Hello Barbara,

Hello,

A magánjellegű levél/e-mail szövege

A bevezetés

Természetesen itt már sokkal barátságosabbak a bevezetések:

How are you? Hogy vagy?
Thank your for your e-mail. How is it going? Köszönöm az e-mailedet! Hogy ityeg?
How is it going? Hogy ityeg?
What’s up? Mi a helyzet?
I hope you’re well. Remélem jól vagy.

 

Figyeld meg, hogy itt már használhatsz összevont alakokat (ez az levél/e-mail egészére igaz). Nyelvvizsga feladatok esetében inkább az első és az utolsó példát használd mindenesetre.

A tárgyalás

A tárgyalásban se kell már annyira szigorúan lényegre törőnek lenned. Az angolszász írás, ahogy már említettem eléggé lényegre törő, de magánjellegű levelek esetében kollegákkal, ismerősökkel, barátokkal beszélgetünk, szóval közel se kell annyira szigorúan követni a szabályokat, mint hivatalos levelek esetében. A levelezés/e-mailezés magánjellegűség esetén rengetegféle lehet, ez mindig az éppen aktuális partnertől függ. Mindazonáltal, ha nyelvvizsgán kell magánjellegű levelet/e-mailt írnod, akkor legyél nagyon lényegre törő, hiszen az ilyen feladatok mindig megszabják a levél hosszúságát és abba sose fér bele a „mellébeszélés”.

A befejezés

A befejezések esetében se kell szigorúan sablonokat követni, azonban legyen itt pár példa, amiket bátran használhatsz nyelvvizsgán:

That’s all for now. Write to me soon. Ez minden. Írj hamar!
That’s all my news. I hope to hear from you soon. Ez minden. Remélem hamar hallok felőled.
That’s all for now . Give my regards to XY. Write soon! Ez minden. Add át üdvözletemet XY-nak! Írj hamar!

 

Biztos feltűnt, hogy az angol írás fukar felkiáltójelek tekintetében a magyar szokásoktól eltérően. Tekintsd ezt is könnyítésnek, hiszen nem kell azon gondolkodnod, hogy éppen pontot vagy felkiáltójelet kéne inkább használni. Az összes eddigi példában (a „Write soon!” kivételével) minden esetben PONTOT kell használni!

Az elköszönés

Az elköszönés magánjellegű levelek/e-mailek esetében mindig egyszerű és baráti hangvételű. Pl:

Love,

Jakab

Szeretettel:

Jakab

Lots of love,

Jakab

Sok szeretettel:

Jakab

Best wishes,

Jakab

A legjobbakat:

Jakab

Best,

Jakab

Legjobbakat:

Jakab

Cheers,

Jakab

Üdv:

Jakab

Zárszóként annyit, hogy elköszönésnél, csakúgy, mint magyarban, nem kell kihagyni egy sort az elköszönés és a név között, legyen az hivatalos vagy magánjellegű levél/e-mail. A táblázatokban ez csupán a könnyebb átláthatóság kedvéért van így.